Οδηγός για εύκολη παρακολούθηση και επεξεργασία κρατήσεων στο site σου.
Μέσα από το μενού Bookings στο διαχειριστικό περιβάλλον, ο διαχειριστής έχει πλήρη πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που είναι σχετικές με τις κρατήσεις. Η προβολή επιτρέπει άμεση ενημέρωση και εύκολη παρακολούθηση.
Λίστα κρατήσεων #
Από το μενού Bookings, μπορείς να δεις αναλυτικά όλες τις κρατήσεις, με τα εξής βασικά στοιχεία για κάθε καταχώρηση:
- Booking ID – Μοναδικός κωδικός κράτησης
- Ημερομηνία κράτησης – Πότε έγινε η καταχώρηση
- Κατάσταση κράτησης – (π.χ. Confirmed, Cancelled, Pending)
- Πελάτης – Όνομα και e-mail του πελάτη
- Προϊόν/Κατάλυμα – Τι αφορά η κράτηση
- Αριθμός επισκεπτών – Πλήθος ενηλίκων/παιδιών/βρεφών
- Ημερομηνίες check-in / check-out
- Ποσά πληρωμών
- Πηγή κράτησης – Από πού έγινε η κράτηση
📍 Ποιο αναλυτικά η Κατάσταση κράτησης:
Pending Confirmation:
Η κράτηση έχει υποβληθεί αλλά δεν έχει επιβεβαιωθεί ακόμα από τον διαχειριστή.
Confirmed and Pending Payment :
Η κράτηση έχει επιβεβαιωθεί, αλλά ο χρήστης δεν έχει ολοκληρώσει την πληρωμή.
Booking Confirmed:
Η κράτηση είναι πλήρως επιβεβαιωμένη και έχει γίνει και η πληρωμή.
Checked In:
Ο πελάτης έχει φτάσει και κάνει check-in.
Checked Out:
Ο πελάτης έχει αποχωρήσει και η κράτηση έχει ολοκληρωθεί.
Cancelled:
Η κράτηση έχει ακυρωθεί.
Πώς να αλλάξεις την κατάσταση (status) μιας κράτησης #
Για να κάνεις αλλαγές στην κατάσταση μιας κράτησης (π.χ. από “Pending” σε “Confirmed”), πρέπει να ακολουθήσεις τα εξής βήματα:
- Από Bookings, επέλεξε την κράτηση που θέλεις να κάνεις αλλαγές.
- Στη δεξιά πλευρά της οθόνης (στο πλαίσιο Booking actions), θα δεις το πεδίο Booking Status.
- Κάνε κλικ στο μενού και επέλεξε τη νέα κατάσταση που θέλεις να ορίσεις, όπως:
- Pending Confirmation
- Confirmed and pending payment
- Booking Confirmed
- Checked In
- Checked Out
- Cancelled
- Στο πεδίο Notify client, μπορείς να επιλέξεις αν θέλεις να ενημερωθεί αυτόματα ο πελάτης για την αλλαγή της κατάστασης:
- Yes: Ο πελάτης θα λάβει ενημερωτικό e-mail.
- No: Καμία ειδοποίηση δεν θα σταλεί.
- Τέλος, πατάς Update για αποθήκευση.
📌 Σημείωση:
Η αλλαγή κατάστασης βοηθά στη σωστή παρακολούθηση των κρατήσεων και εμφανίζεται άμεσα και στο ημερολόγιο διαθεσιμότητας.
Είναι καλό να ειδοποιείς τον πελάτη σου για σημαντικές αλλαγές στην κράτησή του, ιδιαίτερα αν αλλάζει σε “Confirmed”, “Cancelled” ή “Checked In”.
Ακύρωση ή Διαγραφή κράτησης #
Όταν κάποιος κάνει κράτηση, το σύστημα κρατάει το δωμάτιο και το αφαιρεί από τη διαθεσιμότητα.
Αν ακυρώσεις ή διαγράψεις την κράτηση, το σύστημα επιστρέφει το δωμάτιο ως διαθέσιμο, αλλά χρειάζεται προσοχή για να μη γίνει κάποιο λάθος.
Πάμε να το δούμε βήμα-βήμα:
- Έχεις 1 διαθέσιμο δωμάτιο.
- Ο πελάτης κάνει κράτηση → η διαθεσιμότητα πάει 0 (σωστά).
- Εσύ ακυρώνεις την κράτηση → το δωμάτιο είναι ξανά διαθέσιμο (1). Μέχρι εδώ όλα καλά.
- Όμως, αν μετά διαγράψεις την ίδια ακυρωμένη κράτηση, το σύστημα νομίζει ότι ελευθερώθηκε και άλλο ένα δωμάτιο και η διαθεσιμότητα γίνεται 2 (που δεν ισχύει στην πραγματικότητα❗).
❗❗Αυτό μπορεί να φέρει διπλοκρατήσεις (overbooking)
📌 Πρακτική συμβουλή :
- Αν θέλεις να ακυρώσεις μια κράτηση, επέλεξε το Cancel. Όμως, μην τη διαγράψεις. Έτσι, ενημερώνεται σωστά η διαθεσιμότητα.
- Αν απλώς θέλεις να αφαιρέσεις μια κράτηση, μπορείς να τη διαγράψεις χωρίς να την ακυρώσεις.
- Μην κάνεις και τα δύο μαζί (Cancel + Delete) — γιατί το σύστημα θα προσθέσει διπλά τη διαθεσιμότητα❗
Σελίδα κράτησης #
Αν επιλέξεις μια κράτηση από τα Bookings, μπορείς να δεις πληροφορίες για τα εξής:
Πληροφορίες κράτησης #
Βασικά στοιχεία κράτησης, όπως:
- Μέρα και ώρα για το Check-in / Check-out
- Τον αριθμό των επισκεπτών ανά ηλικιακή κατηγορία (ενήλικες, παιδιά, βρέφη)
- Ειδικά αιτήματα που μπορεί να έχει υποβάλει ο πελάτης
- Όνομα & στοιχεία επικοινωνίας (e-mail, τηλέφωνο)
Υπηρεσίες & Προϊόντα
- Ποια υπηρεσία έχει κλείσει
- Επιλεγμένες πρόσθετες υπηρεσίες (για παράδειγμα πρωινό)
✏️ Σε όλα τα στοιχεία μπορείς να κάνεις αλλαγές. Για αποθήκευση, πατάς το “Update”.
Επεξεργασία ποσών και στοιχείων πληρωμής (Booking Totals) #
Στη δεξιά πλευρά της σελίδας κράτησης, στην ενότητα Booking Totals, ο διαχειριστής έχει τη δυνατότητα να επεξεργαστεί όλα τα ποσά που σχετίζονται με την κράτηση.
Τα διαθέσιμα πεδία είναι:
- Total: Το συνολικό ποσό της κράτησης.
- Final Total: Το τελικό ποσό μετά από τυχόν εκπτώσεις ή επιπλέον χρεώσεις.
- Prepayment: Το ποσό προκαταβολής.
- Payment Methods: Ο τρόπος πληρωμής που έχει χρησιμοποιηθεί ή που θέλεις να καταχωρήσεις.
Όλα αυτά τα πεδία είναι επεξεργάσιμα από τον διαχειριστή, και μπορείτε να τα προσαρμόσετε χειροκίνητα αν χρειαστεί (π.χ. για να καταγράψετε διαφορετικό ποσό πληρωμής, αλλαγή μεθόδου, διόρθωση λάθους κ.λπ.).
📌 Μην ξεχάσεις να πατήσεις Update στο τέλος της σελίδας για αποθήκευση των αλλαγών.
Bookings Payment History #
Αν η πληρωμή έγινε εκτός συστήματος, μπορείς να προσθέσεις την πληρωμή χειροκίνητα μέσα από το πεδίο Payment History.
Βήματα:
- Αρχικά, κάνε scroll προς τα κάτω μέχρι να βρεις την ενότητα Payment History.
- Κάνε κλικ στο “Add Row”.
- Συμπλήρωσε:
- Date: Την ημερομηνία που έγινε η πληρωμή.
- Amount: Το ποσό που πλήρωσε.
- Αν χρειάζεται, μπορείς να μετακινήσεις ή να διαγράψεις γραμμές με τα κουμπιά:
- Clone (αντιγραφή),
- Move up / Move down (μετακίνηση),
- Remove Row (διαγραφή γραμμής).
📌 Η προσθήκη χειροκίνητης πληρωμής δεν επηρεάζει αυτόματα το πεδίο “Final Total” ή “Prepayment” — μπορείς να κάνεις αλλαγές ξεχωριστά στο πεδίο “Booking Totals”.
📍 Μην ξεχάσεις να πατήσεις το Update για αποθήκευση των αλλαγών.
🎉 Αν έχεις εξοικειωθεί με τα παραπάνω, είσαι πλέον σε θέση να διαχειρίζεστε τις κρατήσεις χωρίς δυσκολία. Μπράβο! 🚀
Προσθήκη σημείωσης (Booking Note) σε κράτηση #
Μπορείς να καταχωρήσεις σημειώσεις (notes) σε κάθε κράτηση, είτε για εσωτερική χρήση (μόνο για τον διαχειριστή), είτε για να ειδοποιηθεί ο πελάτης.
Πώς να προσθέσεις μια νέα σημείωση :
- Στη δεξιά πλευρά, βρες την ενότητα Booking Notes.
- Στο πεδίο Note, γράφεις το μήνυμα που θέλεις να καταχωρήσεις.
- Κάτω από το μήνυμα, στο πεδίο Visible to client:
- Yes: Αν θέλεις ο πελάτης να λάβει ειδοποίηση με email και να δει το μήνυμα στο σύστημα.
- No: Αν είναι εσωτερική σημείωση, ορατή μόνο από τον διαχειριστή.
- Τέλος πάτα Update για αποθήκευση.
Αν η σημείωση είναι ορατή στον πελάτη (Visible to client → Yes), το σύστημα θα του στείλει ειδοποίηση με email με το περιεχόμενο της σημείωσης.
📌 Μπορείς να προσθέσεις πολλές σημειώσεις και να τις μετακινήσεις ή να τις αφαιρέσεις με τα κουμπιά:
- Clone: Αντιγραφή σημείωσης
- Move up / Move down: Αλλαγή σειράς
- Remove Note: Για διαγραφή
Εκπτωτικά Κουπόνια #
Μέσα από την ενότητα Coupons κάτω από τα Bookings μπορείς να:
- Δημιουργήσεις εκπτωτικά κουπόνια
- Μπορείς να ορίσεις την έκπτωση ως ποσοστό (%) ή ως ποσό (€)
- Quantity Control: Πόσα διαθέσιμα κουπόνια θα υπάρχουν;
- Μπορείς να περιορίσεις τη χρήση τους βάσει:
- Προϊόντος (π.χ. μόνο για Βίλες)
- Ημερομηνιών check-in/out
- Χρηστών (συγκεκριμένοι πελάτες)
- Πλήθος χρήσεων
🛠️ Είναι χρήσιμο για προωθητικές ενέργειες ή προσφορές σε πιστούς πελάτες.
🚀 Είναι πιο απλό απ’ όσο ακούγεται, και θα σου φανεί ιδιαίτερα χρήσιμο για μελλοντικές προσφορές. 😎
Συγχρονισμός με iCal #
Στο κάτω μέρος κάθε καταλύματος, θα βρεις το πεδίο “Link to iCal”. Από εκεί μπορεί να γίνει ο συγχρονισμός με εξωτερικές πλατφόρμες όπως Airbnb, Booking.com, ή άλλες που υποστηρίζουν το πρότυπο iCal.
📌 Μέσω αυτής της λειτουργίας, το σύστημα “βλέπει” αυτόματα τις κρατήσεις από όλα τα συνδεδεμένα ημερολόγια και τις εμφανίζει στο δικό σου ημερολόγιο διαθεσιμότητας στο site σου, αποτρέποντας έτσι διπλοκρατήσεις. Κάθε φορά που μία εξωτερική κράτηση αλλάζει, η ενημέρωση περνάει αυτόματα και στο σύστημα σου.
📘 Υπάρχει αναλυτικός οδηγός ρύθμισης του iCal που εξηγεί αναλυτικά πώς μπορεί να γίνει ο συγχρονισμός. ΕΔΩ
