iCal Sync: Πλήρης Οδηγός για Αυτόματη Ενημέρωση Κρατήσεων

Οδηγός για αυτόματο συγχρονισμό κρατήσεων με iCal από Airbnb, Booking.com ή WebHotelier.

Σε αυτόν τον οδηγό θα μάθετε πώς να συγχρονίζετε αυτόματα τις κρατήσεις και τις διαθέσιμες ημερομηνίες του καταλύματος σας, ώστε να μην χρειάζεται να τις ενημερώνετε χειροκίνητα σε κάθε πλατφόρμα.

Θα δείτε:

• Τι είναι το iCal και πώς λειτουργεί.
• Γιατί είναι απαραίτητο όταν έχετε κρατήσεις από πολλές πλατφόρμες.
• Πώς να ρυθμίσετε σωστά τον συγχρονισμό βήμα-βήμα.
• Τι πρέπει να προσέξετε για να αποφύγετε λάθη όπως διπλοκρατήσεις ή ελλιπή ενημέρωση διαθεσιμότητας.

Δεν χρειάζονται τεχνικές γνώσεις — όλα εξηγούνται απλά και με παραδείγματα.

Εισαγωγή #

Διαχειρίζεστε τα καταλύματά σας σε πλατφόρμες όπως Airbnb, Booking.com ή WebHotelier και θέλετε να έχετε όλες τις κρατήσεις σας συγκεντρωμένες στο site σας;
Το Filox iCal Sync Plugin σας βοηθά να το πετύχετε εύκολα!

Με το plugin αυτό, το site σας συγχρονίζει αυτόματα τις κρατήσεις και τις διαθέσιμες ημερομηνίες από τις πλατφόρμες, χωρίς να χρειάζεται να τα περνάτε χειροκίνητα.

Έτσι, εξοικονομείτε χρόνο και η διαχείριση των κρατήσεων να γίνεται αυτόματα.

Πριν ξεκινήσετε #

Εγκατάσταση και Ενεργοποίηση του Plugin #

🚨 Αν δεν είσαι ο Administrator, τότε προχώρησε στο επόμενο βήμα.

Από το admin panel:

• Μεταβείτε στο Plugins .
• Ενεργοποιείτε το Filox iCal Sync plugin.

🚨 Διευκρίνιση:
Πρόσβαση στη διαχείριση των plugins έχει αποκλειστικά μόνο όποιος χρήστης διαθέτει τον ρόλο Administrator στο site.

🎉 Μπράβο! Το plugin είναι πλέον ενεργό και έτοιμο για χρήση.

Σύνδεση iCal σε Καταλύματα #

1. Αρχικά, μεταβείτε στο WordPress admin → Accommodation → All Accommodations.
2. Επιλέγετε “Edit” στο κατάλυμα που θέλετε να συγχρονίσετε.
3. Βρείτε το πλαίσιο “Product iCal Relations“.
4. Και επιλέξτε “Add iCal” για να προσθέσετε ένα νέο link.
5. Προσθέτετε:
   • iCal Link: Προσθέτετε το URL από Airbnb, Booking.com, WebHotelier κτλ.
     🚨 Αν χρησιμοποιείτε μεμονωμένα μία από τις πλατφόρμες Airbnb, Booking.com, WebHotelier κτλ., τότε βάζετε το link της αντίστοιχης πλατφόρμας. Διαφορετικά, βάζετε μόνο το link της Booking.
   • Source: Επιλέξτε την πηγή (π.χ. “Airbnb”, “Booking.com”).
6. Update για αποθήκευση των αλλαγών.

💡 Τι είναι το iCal Link;
Είναι ο σύνδεσμος του ημερολογίου που παρέχουν οι πλατφόρμες (Airbnb, Booking.com) για να συγχρονίζουν διαθεσιμότητες.

🚨 Σε περίπτωση που δεν είναι ορατό το σημείο “Product iCal Relations“, επικοινώνησε με τον Administrator του site.

✅ Τέλεια! Συνδέσατε το ημερολόγιό σας. Από εδώ και πέρα, θα γίνεται αυτόματος συγχρονισμός των κρατήσεων.

Έλεγχος μέσω του iCal Debug View #

Αν θέλετε να ελέγξετε αν το site σας “βλέπει” σωστά τις κρατήσεις από μια πλατφόρμα όπως η Booking.com ή το Airbnb, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ειδικό εργαλείο προβολής (debug).

📎 Τι κάνει αυτό το εργαλείο;
Σας δείχνει τις κρατήσεις που διαβάζει το site από το iCal σύνδεσμο που έχετε προσθέσει.

💡 Για παράδειγμα:

• Αν έχετε περάσει το iCal της Booking στο site σας, το εργαλείο θα σας δείξει ποιες κρατήσεις φτάνουν από εκεί.
• Αν κάποια κράτηση λείπει, μπορείτε να το δείτε άμεσα.

Πώς να το χρησιμοποιήσετε:

• Ανοίξτε το κατάλυμα στο WordPress (Accommodation → Edit).
• Στο πλαίσιο με τα iCal links, κάτω από κάθε link υπάρχει επιλογή για Debug View.

💡 Αν δεν βλέπετε κρατήσεις ενώ θα έπρεπε, ελέγξτε:

• Αν η πλατφόρμα (π.χ. Booking.com) όντως στέλνει τις κρατήσεις μέσω iCal.
• Αν το iCal link που έχετε βάλει είναι σωστό.

Χειροκίνητος Συγχρονισμός #

Το iCal ενημερώνονται αυτόματα κάθε φορά που κάποιος επισκέπτεται τη σελίδα του καταλύματος. Επίσης, κάθε 5 λεπτά γίνεται αυτόματος συγχρονισμός στο παρασκήνιο. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να κάνετε Χειροκίνητο Συγχρονισμό πατώντας “Force Sync” μέσα στο Product iCal Relations του καταλύματος.

💡 Πότε να χρησιμοποιήσω το Force Sync;
Όταν θέλετε να τραβήξετε άμεσα νέες κρατήσεις από τις OTAs πλατφόρμες χωρίς να περιμένετε το αυτόματο refresh.

💡TIP:
Για να δείτε ποιες ημερομηνίες εξάγονται σωστά από το iCal, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο: https://icscalendar.com/preview .

🟢 Κάπου εδώ αξίζει να πούμε ότι…

Δεν χρειάζεται να κάνετε συγχρονισμό μόνοι σας κάθε φορά. Αν όλα έχουν στηθεί σωστά, το iCal δουλεύει για εσάς στο παρασκήνιο. Εσείς απλά ελέγχετε πού και πού ότι όλα λειτουργούν ομαλά.

Φιλτράρισμα Κρατήσεων ανά Πηγή #

Για να δείτε κρατήσεις ανά πηγή:

1. Μεταβείτε στο WordPress admin → Bookings → All Bookings.
2. Επιλέξτε το φίλτρο “Source” για να φιλτράρετε (π.χ. “Airbnb iCal”, “Booking.com iCal”).

Έτσι, μπορείτε να οργανώσετε εύκολα τις κρατήσεις σας ανά κανάλι προέλευσης!

Αφαίρεση iCal #

Πώς να αφαιρέσετε ένα iCal σύνδεσμο: #

• Στην καρτέλα “Product iCal Relations” του καταλύματος, επιλέξτε “Delete” .
• Επιλέξτε “Update” για αποθήκευση.

Τι συμβαίνει αν διαγράψω έναν iCal ή απενεργοποιήσω το plugin; #

• Οι υπάρχουσες κρατήσεις παραμένουν αποθηκευμένες στο σύστημα.
• Αν δεν επιθυμείτε πια να βλέπετε αυτές τις κρατήσεις, θα πρέπει να τις διαγράψετε χειροκίνητα μέσω του Bookings → All Bookings.

🚨 Σημαντικό:
Η διαγραφή του iCal link συνδέσμου δεν σημαίνει και αυτόματη διαγραφή των κρατήσεων του παρελθόντος.

Τελικό βήμα #

Για να κλείσετε σωστά τη ρύθμιση, περνάτε το iCal του site στις άλλες πλατφόρμες όπου το ακίνητο δέχεται κρατήσεις.

📌 Έτσι, εξασφαλίζετε ότι το site στέλνει ενημερώσεις διαθεσιμότητας και προς τις άλλες πλατφόρμες, διατηρώντας όλα τα ημερολόγια πλήρως συγχρονισμένα.

Για απευθείας κρατήσεις #

📍 Για απευθείας κρατήσεις (π.χ. μέσω τηλεφώνου, email), πρέπει να τις περάσετε χειροκίνητα στο calendar του site.

Αν ρυθμίσετε σωστά τον συγχρονισμό του site με τις υπόλοιπες πλατφόρμες, το site ενημερώνει αυτόματα τις άλλες πλατφόρμες για κάθε αλλαγή (κράτηση ή ακύρωση). 😎